如何抓好数据管理？

本文作者：曹礼明老师

今天在管理会上，X总提到今年要抓好数据，我觉得非常重要。下面我把对数据管理的观点分享给大家。


从数据的用途，我把数据分为四类。

原始数据：比如每个项目的劳务成本，材料成本；每个投标合同的成本数据，合同金额数据；项目经理每周提交的周报告等，这些在工作现场发生的第一手资料，是原始数据。


管理数据：原始数据经过统计，转换，计算得到管理数据，通过管理数据发现工作中的问题。比如通过分析每个项目的盈亏情况，发现项目是否正常，以及盈在哪里，亏在哪里？


考核数据：原始数据经过统计，计算，转换，得到考核数据，用于考核评估人员的绩效。比如通过分析回款及时率，结算推动及时率，成本控制达标率等数据来考核评估项目经理的工作绩效。


决策数据：原始数据经过统计，计算，转换，得到决策数据，用于指导决策。比如分析所有投标合同原始数据，制定投标底线毛利标准，指导投标工作，毛利核算达不到底线，就不投。


如果没有数据，你就只能凭感觉进行判断，考核，决策。虽然有些人的直觉很厉害，但终究是风险太大，难免百无一失，而且难以服人。数据管理非常重要。


那么做好数据管理，应该抓什么呢？有四个方面：记录，统计，分析，应用。


l 最基础的是记录，必需真实，准确地记录原始数据。没有这个基础，后面的操作就不一定靠谱了。

记录要抓什么？一是责任落实，二是坚持机制。


l 责任落实：原始数据通常是 工工序下游客户做记录。比如报销数据，通常是财务做好记录。项目经理周报数据，由工程项目部或计控部收集记录。项目材料使用记录由招采部提供数据。谁在日常中能最真实地了解，谁保持记录数据。这个责任必须明确落实。


l 坚持机制：做记录的事不能三天打鱼两天晒网，必须坚持不懈地严谨记录，所以监督和奖惩制度也要有，比如可以把数据记录纳入考核，或者进行稽核和奖惩。


同样地，统计，分析和决策工作，也可制定相应的管理规范，落实责任。不赘述。


联系到本公司，当前有哪些基础数据，需要尽快建立呢？以我之观察（未必正确，仅供提醒和参考），有以下几类：

投标数据：对每个投标合同，建立详细记录，包括合同额，投标费用，特别合同条款，毛利核算，完工结算利润等。 项目数据：对每个项目，建立详细记录，可以分为结算前记录和终结记录两类。 收支数据：建立基于收支的分类数据，按月，按类别，建立记录和统计数据。 结算回款数据：建立基于结算和回款的每个项目的相关数据记录。 工作考核数据：建立基于岗位考核的工作记录数据。 。。。。。。


数据是管理的朋友，没有数据，我们不一定能发现问题，也难以找到解决问题的方法。


有时候讲道理是无力的，但数据很有说服力。 讲数比讲理更管用。


X总说今年要狠抓数据，用数据说话，以规则和数据立信，我们一定要重视这项工作的落实。请大家行动起来，把关键的原始数据的记录责任明确好，把数据管理的规则建起来，落实抓细。也请X总监督执行。